مسئولان در بخش های گوناگون، نوآوری، خلاقیت و ابتکار در روشها را وظیفه خود بدانند -رهبر معظم انقلاب   
۱۳۹۳ يکشنبه ۲ آذر -اِلأَحَّد ٣٠ محرم ١٤٣٦ - Sunday November 2014
نقشه وب سایت   تماس با ما  جستجو در وب سایت  ورود به صفحه اصلی
  بازدید ها :  1960   بازدید    تاریخ درج مطلب  17/6/1389    
 
 
ارتباط موثر چيست؟

ارتباط يعني يک روند مداوم از تبادل اطلاعات، عقايد و تجربيات که ميان افراد و گروه ها براي رسيدن به درک مشترک و تفاهم رخ مي دهد. در فضاي کاري سازمان هاي غير دولتي، ارتباط به معناي يک رابطه ساده نيست، بلکه مفهوم آن از يک رابطه ساده فراتر مي رود و در واقع ارتباط موثر به معناي ايجاد يک روند(نه يک اتفاق) مداوم(و نه پراکنده) از تبادل اطلاعات، عقايد و تجربيات(مفيد و نه غير مفيد) است که ميان افراد از گروه هاي مختلف يا ميان گروه ها رخ مي دهد اما همين فرآيند بايد با يک هدف، يعني رسيدن به درک مشترک و تفاهم همراه باشد. چون در اين فرآيند تبادل عنصر مهمي است، ارتباط ديگر فقط يک فرستنده و گيرنده و يک پيام ندارد بلکه مکانيزمي است که در آن ابزار ارتباط(يا فضاي رسانه اي ارتباط) و بازخورد(واکنش گيرنده پيام) نيز اهميت مي يابد و در اين صورت اجزاء اصلي ارتباط شامل پنج عنصر فرستنده، گيرنده، پيام، ابزار ارتباطي و بازخورد مي باشد. چند اصل را بايد در اين خصوص يادآور شويم: معني ارتباط يعني اين که بتوانيم روي ديگران تاثير بگذاريم. تمام اطلاعات را با پنج حس خود پردازش مي کنيم. ما در دو سطح ارتباط برقرار مي کنيم: خودآگاهانه و ناخودآگاهانه. چيزي به نام ناکامي و شکست در ارتباط وجود ندارد، فقط بازخورد ارتباط معنا دارد. آن چه را که از قبل مي دانيم بسيار راحت تر مي پذيريم. اگر کارهايي را که هميشه انجام مي داده ايم باز هم انجام دهيم، همان نتيجه عايد ما خواهد شد که همواره عايدمان شده بود.

ارتباط در سازمان

ساده ترين مفهوم ارتباط در يک سازمان در روابط اين سازمان جلوه مي کند. اما اگر کمي دقيق تر بنگريم متوجه خواهيم شد که ارتباط در سطوح مختلفي در يک گروه جاري است: ارتباط بين افراد يک سازمان -ارتباط ميان بخش هاي يک سازمان - ارتباط ميان يک گروه و گروه هاي ديگر- ارتباط ميان يک سازمان و مردم - ارتباط ميان بخشي ميان سازمان ها -ارتباط ميان يک سازمان و بخش خصوصي- ارتباط ميان يک سازمان داخلي و سازمان هاي خارجي- و ارتباط ميان تمام ذي نفعان موضوع کار سازمان ...

ارتباط موثر براي يک سازمان چگونه محقق مي شود؟

در يک سازمان مباحث بسياري درباره چگونگي تحقق ارتباط مطرح است. اول اين که آيا اين سازمان داراي برنامه استراتژيک ارتباطي است يا خير. ارتباط، زماني مفهوم مي يابد که شما پيامي براي انتقال داشته باشيد. اگر پيامي موجود باشد(که لازم است ابتدا حتما داراي يک برنامه کاري براي تحقق يک هدف باشيد) در اين صورت بدانيد که مخاطبان شما چه کساني هستند و براي ترويج پيام خود يا کسب حمايت براي آن به چه ابزارهاي ارتباطي نياز داريد. در اين صورت بتدريج بخشي از فعاليت هاي روابط عمومي سازمان شما مشخص مي گردد. امروزه بسياري از سازمان ها به روش هاي نوين ارتباطي نظير استفاده از ارتباطات اينترنتي روي آورده اند. اين سازمان ها بايد دقت داشته باشند که استفاده از اينترنت منجر به از دست دادن آن دسته از مخاطباني که از اينترنت نمي توانند استفاده کنند(به علت عدم دسترسي يا نداشتن سواد اينترنتي) بشود. اصولا به همين خاطر است که لازم است يک برنامه ريزي ارتباطي صورت گيرد تا دقيقا بدانيد مخاطبان شما چه کساني هستند و چگونه بايد به آن ها نزديک شويد. برخي از محققان امروزه بر اين باورند که ارتباطات زمينه اصلي تغييرات اجتماعي را پديد مي آورد. اين عده به اين اصل اعتقاد دارند که هر گونه تغيير اجتماعي منوط به وجود سرمايه اجتماعي در يک کشور است و سرمايه اجتماعي متکي بر دو جزء اعتماد و شبکه هاي اجتماعي است. اما براي پديد آمدن يک شبکه اجتماعي، ارتباطات موثر يک اصل است. براي همين ارتباطات مي تواند در خدمت تغييرات اجتماعي باشد. علاوه بر اين ارتباطات در شرايط بحراني مي تواند بسيار موثر باشد.

ارتباط موثر، يک مهارت فردي

گوش دادن: گوش دادن يک فرآيند شخصي است که بين دو يا چند طرف صورت مي گيرد. اين فرآيند ممکن است بر هر دو طرف اثر خود را بگذارد. شخصي که در حال گوش دادن است تحت تاثير قرار مي گيرد و مطابق با ميزان شنيده هاي خود برداشتي از صحبت هاي طرف مقابل خود مي کند. البته کسي که در حال سخن گرفتن است نيز تحت تاثير قرار مي گيرد. به هر حال ميزان تعامل ميان دو اين نفر به شنيدن بستگي زيادي دارد. براي همين است که گوش دادن مي تواند يکي از اجزاء مهم مهارت ارتباط موثر باشد. همواره وقتي اطلاعاتي به مغز ما مي رسد يا آن ها را حذف مي کنيم(چون نيازي به آن ها نداريم)، يا آن ها را تعميم مي بخشيم يا آن ها را مطابق با آن چه نياز داريم يا فيلترهايي که در مغز وجود دارد تحريف مي کنيم. شکي نيست که ما نمي توانيم همه اطلاعاتي را که دريافت مي کنيم در حافظه خود نگه داريم زيرا حجم اين اطلاعات بسيار زياد است. هم چنين وقتي اطلاعاتي را دريافت مي کنيم تلاش داريم که آن را با اطلاعات قبلي خود مقايسه کنيم و الگوهاي تازه اي را ايجاد کنيم. هم چنين مطابق با آن چه که در ذهن ما از گذشته يا در زمان ورود اطلاعات وجود دارد(نظير تجربيات، زبان و فرهنگ، وضعيت خاص ذهني ما در لحظه ورود اطلاعات، يا الگوي فکري ما) دست به تحريف اطلاعات بزنيم. اين موضوعي است که ممکن است ناخودآگاه صورت گيرد. خوب است که يک شنونده فعال و آگاه، به دقت بر اين فرآيند خودآگاه باشد. براي اين که بتوانيم بهتر گوش دهيم لازم است که مهارت هايي را در خود ايجاد کنيم. ابتدا اين پرسش را بايد بپرسيم: آيا گوش دادن کار ساده اي است؟ اگر پاسخ شما"خير" است، در اين صورت شما نيازمند تمرين بسيار هستيد. اما پيش از آن که بخواهيم نکاتي را براي چنين تمريني پيشنهاد دهيم خوب است بدانيم چه چيزهايي مانع از گوش دادن فعال مي شود.

گوش دادن نامنظم

ممکن است بدانيد که انسان ها چهار بار سريع تر از صحبت کردن مي انديشند. يعني اين که وقتي شخصي در حال صحبت کردن است، ديگري قادر است در يک چهارم زماني که نفر اول براي صحبت کردن صرف کرده است، صحبت هاي او را بفهمد. اما ممکن است در اين هنگام شنونده حواسش به مسائل ديگر پرت شود زيرا زمان کمتري براي گوش دادن صرف کرده است. اما به محض اين که گوينده سراغ يک موضوع تازه برود، شنونده دوباره متوجه اين سخن تازه شده و توجه خود را مجددا به گوينده جلب مي کند. براي همين است که بايد از خود بپرسيم در باره اين سه چهارم وقت اضافه چه بايد کرد؟ بهترين راه حل براي شنونده اين است که آگاهانه متوجه اين وضعيت ذهني خود باشد و:
- سه چهارم هر دقيقه را براي تجزيه و تحليل آن چه را که دريافت مي کند صرف کند.
- تلاش کند که به چهره گوينده بنگرد بدون اين که باعث ايجاد نگراني گوينده شود.
مانع ديگري که در گوش دادن بوجود مي آيد، برخي حرکات ناگهاني از سوي گوينده است. گاه وقتي گوينده در حال صحبت است، حرکتي از او سر مي زند که باعث مي شود که توجه شنونده به سوي اين حرکت جلب شود. در مواردي برخي از کلمات گوينده اين چنيني هستند و باعث مي شود که حواس شنونده پرت شود. يعني کاربرد کلمه اي باعث مي شود که يا احساسات ما جريحه دار شود يا معناي خاصي را در ذهن ما بوجود آورد يا از کلمات يا بياناتي استفاده کند که با چارچوب ذهني ما کاملا در تضاد باشد. به هر حال اين موارد باعث مي شود که شنونده نتواند روي مسأله متمرکز باقي بماند. اما گاهي پيش مي آيد که شنونده واقعا طوري رفتار مي کند که در حال شنيدن است، اما واقعا چنين نمي کند و اصلا کلمات گوينده را نمي شنود. يکي از مواردي که باعث بروز چنين حالتي در يک شنونده مي شود، اين است که شنونده يک پيش داوري درباره گفته هاي گوينده مي کند. در چنين وضعي در حالي چشمان اش باز است و به گوينده خيره است، حواس اش کاملا معطوف همان پيش داوري است که در ذهن دارد. گاه پيش مي آيد که گوينده متوجه حالت شنونده مي شود و به محض اين که متوجه مي شود که شنونده به او گوش نمي دهد، ارتباط اين دو دچار اختلال مي گردد. در اين حالت، بايد تمرين کنيم که در هيچ حالتي تا پايان سخن گوينده، او را متوقف نکنيم. تلاش کنيم که کلمات او را تکرار کنيم، از پيش داوري پرهيز کرده و تا آن جا ممکن است تمام حواس خود را جمع گوينده کنيم. حتي در سخنان خسته کننده هم هميشه چيز تازه اي وجود دارد. اما مانع بعدي شنيدن، زماني است که شنونده به رويا فرو مي رود و در حالي چشمان اش باز است و به گوينده خيره است يا به جاي ديگري مي نگرد، اما اصلا حواس اش جمع مسائل مربوط به جلسه نيست و کاملا ارتباط قطع است. البته در اين حالت بخصوص گوينده سريع متوجه اين حالت شنونده مي شود زيرا چشمان شنونده انگار يخ بسته است. در اين جا نمي توان چيزي را توصيه کرد. حالتي ديگري که مي توان متصور شد هنگامي است که انسان مي شوند اما نمي فهمد، چرا؟ چون يا مسائل بسيار پيچيده است و ثقيل هضم است يا جوانبي دارد که شما از آن مطلع نيستيد و لذا خوب نمي توانيد موضوع را متوجه شويد، يا به دلايلي در جريان بخشي از صحبت هاي طرف مقابل نبوده ايد. به هر حال، بايد اذعان کرد که چنين وضعيت هايي ناگزير پيش مي آيد ولي پذيرش وضع موجود به معناي متوقف کردن خط ارتباطي است. بايد از يکي از دو راه زير استفاده کرد:
- تلاش بيشتر براي فهم موضوع(اغلب اين روش جواب داده است).
- اگر فکر مي کنيد که تلاش بيشتر مغزي نمي تواند کمک شما کند، آن گاه بايد گوينده را متوقف کرد و از او درباره منظور و مقصودش يا معاني برخي کلمات پرسش هايي را سئوال کرد. در اين کار نبايد مکث کنيد. بي فايده است که به سخنان يا موضوعات پر از ابهام گوش داد. گاهي با يک پرسش، کاملا متوجه خواهيد شد که موضوع در چه موردي است يا پيچيدگي موضوع رفع خواهد شد. دقت داشته باشيد که:
1- مهارت گوش دادن فعال باعث مي شود که بويژه جوانان احساس کنند که حرف هاي آن ها شنيده مي شود.
2- طرف مقابل فرصت خواهد داشت که کاملا خود را معرفي کند يا وضعيت موجود را ارائه کند.
3- به گوينده اين فرصت را مي دهد که علل واقعي مشکل را طرح کند و برخي از راه حل ها را مطرح سازد.
4- گوش دادن باعث مي شود که گوينده وقت کافي براي طرح همه اطلاعات خود داشته باشد. و بايد بدانيد که:
1- يک شنونده فعال همواره تلاش مي کند که از کلمات، حرکات دست يا بدن خود به نحوي استفاده کند که گوينده حس کند که شنونده به صحبت هاي او علاقه مند است.
2- گاهي با کاربرد برخي کلمات در زمان مناسب احساس همدردي يا حمايت از خود نشان دهد.
3- به دلايل يا علل موضوع دقت بيشتري کند.
4- به گوينده کمک کند که بهتر خود را بيان کند.
5- پرسش هايي درباره راه حل هاي احتمالي بپرسد.
6- و وقتي لازم است ديگران را به سکوت دعوت کند.

و بايد توجه داشته باشيد که براي تبديل شدن به يک شنونده فعال:
1- بايد از مباحث پرخاش جويانه پرهيز کنيد.
2- تحت هيچ شرايطي حرف طرف مقابل را قطع نکنيد.
3- از قضاوت زود هنگام و پيش داوري پرهيز کنيد.
4- بدون درخواست طرف مقابل، او را نصيحت نکنيد.
5- ناگهان به نتيجه گيري نپردازيد.
6- از تحت تاثير قرار گرفتن بيش از حد به خاطر احساسات گوينده پرهيز کنيد.

منبع: سايت بنياد علوي

 

 

 

اين مقاله تا چه اندازه براي شما مفيد بوده است؟

 12345 
ضعيفعالي
توضیحات شما . (اختياري)

ميانگين آرا :2.6 از 5 امتياز است.


12345
5 : تعداد کل آرا ارسال شده
-1 12000 -1 -1

کامپیوتر
هوافضا
صنایع الکترونیکی
نجوم
مقالات عمومي
  
 
ارسال به دوستان


در صورتی که مایلید دوستان شما نیز از این مطلب استفاده کنند , کافیست نام و آدرس ایمیل خود و دوست خود  را وارد نموده تا این مطلب به دوستتان ارسال شود.
 




 
صفحه اصلی | اخبار و رویداد ها | مجموعه مطالب | اردبیل شناسی | صدرا | مسابقات | تماس با ما
Copyright 2009 Tebyan Branch Of Ardebil Province. All rights reserved.
Web Design : WebHouse